Impactul noilor reglementări din OUG nr. 193/2002 asupra înființării firmelor și a companiilor existente
Noile reglementări aduse de Ordonanța de Urgență nr. 193/2002, care vor intra în vigoare la 1 ianuarie 2026, schimbă semnificativ fundamentul legal aplicabil societăților comerciale și profesioniștilor înscriși în Registrul Comerțului. Aceste modificări impun o obligație expresă pentru acceptarea plăților efectuate prin mijloace moderne de plată, stabilind condiții clare pentru funcționarea serviciului de avans în numerar la terminalele de plată.
Obligații pentru firmele nou înființate și cele existente
Conform art. 1 alin. (12) din OUG nr. 193/2002, obligația de acceptare a plăților prin mijloace moderne se aplică persoanelor fizice și juridice prevăzute de Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului. Aceasta include atât firmele existente, cât și cele înființate după data menționată. În cazul firmelor în proces de înființare, este esențial ca obligația să fie integrată în structura operațională și financiară încă din faza de concepere, inclusiv în actul constitutiv și formalitățile de înregistrare.
Firmele existente trebuie să integreze această obligație în procedurile interne, evitând astfel refuzul de a accepta mijloacele moderne de plată, care este sancționat conform art. 3 alin. (1) lit. e) cu amenzi între 5.000 lei și 7.500 lei.
Regimul sancțiunilor și controalele ANAF
Regimul sancțiunilor este detaliat și diferențiat. Refuzul de a accepta mijloace moderne de plată constituie o contravenție sancționată cu amenzi de până la 7.500 lei, în timp ce nerespectarea obligației de acceptare a plăților moderne poate atrage amenzi între 20.000 lei și 50.000 lei. Controalele și aplicarea sancțiunilor sunt realizate de structurile ANAF.
Firmele trebuie să evite atât lipsa conformării, cât și situațiile de refuz, deoarece ambele pot fi sancționate diferit, având un impact direct asupra activității comerciale. Instituțiile emitente și acceptante de carduri au obligația de a implementa serviciul de avans în numerar la terminalele de plată, iar avansul acordat trebuie evidențiat distinct pe bonul fiscal.
Adaptarea procedurii de înființare a firmelor
Procedura de înființare a firmelor trebuie adaptată pentru a integra obligația de acceptare a plăților moderne înainte de începerea activității. Conform OUG nr. 193/2002, etapa de operaționalizare trebuie să includă decizia privind soluția de acceptare a plăților și inițierea relației contractuale cu instituția acceptantă, având în vedere termenul de maximum 30 de zile pentru instalarea terminalelor necesare.
Firmele care doresc să invoce excepția de la obligația de acceptare a plăților moderne trebuie să demonstreze că toate operațiunile de plată și încasare sunt efectuate exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. Aceasta implică o aplicare riguroasă a condiției „exclusiv”, care poate deveni vulnerabilă în cadrul unui control.
Recomandări pentru conformare
O strategie eficientă de conformare trebuie să prevină refuzurile de plată și să documenteze demersurile întreprinse pentru implementarea obligației legale. Firmele trebuie să dovedească solicitările formulate și stadiul implementării soluției tehnice pentru a demonstra buna-credință în eventualitatea unui control.
Conform modificărilor din OUG nr. 193/2002, acceptarea plăților prin mijloace moderne devine o regulă generală pentru persoanele fizice și juridice supuse înregistrării în Registrul Comerțului, cu excepția strictă a entităților care efectuează toate plățile și încasările exclusiv prin conturi la instituții de credit.
Concluzie
Implementarea noilor reglementări din OUG nr. 193/2002 va avea un impact semnificativ asupra modului în care firmele acceptă plăți, generând obligații clare și sancțiuni diferențiate pentru neconformare. Adaptarea procedurilor interne devine esențială pentru evitarea sancțiunilor începând cu 1 ianuarie 2026.
